¿Es usted una persona organizada, detallista y cómoda hablando de dinero?

¿Le gusta que los números cuadren, que las cuentas estén al día y que nada se quede pendiente? ¿Disfruta dar seguimiento a clientes, resolver problemas relacionados con pagos y mantener todo en perfecto orden?

Buscamos a una persona que encuentre satisfacción en actualizar estados de cuenta, dar seguimiento a facturas pendientes, realizar llamadas de cobranza con profesionalismo y ayudar a que el despacho mantenga un flujo de efectivo saludable. Esta posición es ideal para alguien que disfruta trabajar con números, llevar control de múltiples detalles y obtener respuestas cuando la información hace falta.

Si usted es de esas personas que sienten tranquilidad cuando todo está organizado, documentado y conciliado correctamente, es posible que esta posición sea para usted.

Responsabilidades Principales

Facturación y Control Financiero

• Mantener estados de cuenta de clientes precisos y actualizados en todos los sistemas de la empresa.
• Aplicar pagos y actualizar los registros financieros de los clientes dentro de las 24 a 48 horas posteriores a su recepción.
• Procesar reembolsos, ajustes de pagos y resolver discrepancias financieras.
• Dar seguimiento a todos los planes de pago de clientes y asegurar que los registros reflejen correctamente su estado actual.
• Aplicar cargos por mora a cuentas vencidas de acuerdo con las políticas del despacho.
• Garantizar que la información financiera sea consistente entre QuickBooks y las plataformas de pago utilizadas por la empresa.
• Preparar resúmenes semanales de facturación para revisión de la gerencia.

Gestión de Cuentas y Cobranza

• Generar reportes semanales de antigüedad de saldos (A/R Aging) e identificar cuentas vencidas o en riesgo.
• Mantener un registro maestro de cuentas por cobrar con el estado actualizado de cada cuenta de cliente.
• Dar seguimiento proactivo a saldos pendientes mediante llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos.
• Contactar directamente a clientes para resolver dudas relacionadas con facturación, pagos pendientes y planes de pago.
• Gestionar la cobranza de cuentas vencidas de manera profesional, respetuosa y consistente.
• Documentar todas las comunicaciones y gestiones de cobranza en los sistemas correspondientes.
• Negociar y coordinar acuerdos de pago autorizados conforme a las políticas del despacho.
• Monitorear promesas de pago y dar seguimiento hasta la resolución de cada cuenta.
• Escalar cuentas complejas, sensibles o de alto riesgo a la gerencia cuando corresponda.
• Informar a los equipos legales y de ventas cuando la situación financiera de un cliente pueda afectar el avance de su caso.
• Mantener una tasa alta de seguimiento, asegurando que ninguna cuenta vencida quede sin contacto o sin un plan de acción documentado.
• Identificar tendencias recurrentes en pagos atrasados y proponer soluciones para mejorar la recuperación de cuentas por cobrar.

Flujo de Efectivo y Visibilidad Financiera

• Mantener una proyección continua de flujo de efectivo para las próximas cuatro semanas, actualizada semanalmente.
• Comparar los cobros esperados con los cobros reales e identificar discrepancias.
• Detectar riesgos para el flujo de efectivo basándose en tendencias de cobranza y comportamiento de pago de los clientes.
• Mantener una visión precisa y en tiempo real de los cobros y saldos pendientes, asegurando que toda la información financiera sea confiable y esté actualizada.

Deberá poder informar con claridad y en cualquier momento:

• Total recaudado (diario, semanal y mensual).
• Total de cuentas por cobrar pendientes y antigüedad de saldos.¿
• Qué clientes están al corriente, atrasados o en riesgo de incumplimiento.

Preparar y presentar reportes internos semanales de facturación y cuentas por cobrar para la gerencia, incluyendo:

• Total de pagos recibidos (semanal y acumulado del mes).
• Resumen de cuentas por cobrar y antigüedad de saldos.
• Estado de los seguimientos asignados a la Asistente Administrativa.
• Mantenimiento de registros organizados y listos para auditoría que respalden reportes financieros precisos.

Apoyo en Nómina

• Recopilar información relacionada con la nómina (horas trabajadas, reembolsos y bonos) y entregarla al CEO dentro de los plazos establecidos.

Gestión de Procesos

• Realizar auditorías periódicas de los procesos de facturación y cuentas por cobrar para garantizar su exactitud.
• Documentar procedimientos paso a paso de facturación y cobranza en el Manual Interno de Operaciones.
• Identificar ineficiencias y proponer mejoras que aumenten la velocidad, claridad y precisión de los procesos.
• Garantizar que los flujos de trabajo entre el Especialista de Facturación y Cobros y la Asistente Administrativa sean claros, repetibles y se sigan de manera consistente.

Coordinación con Contador y Tenedor de Libros

• Garantizar que el contador y el tenedor de libros tengan acceso completo, preciso y oportuno a toda la información relacionada con facturación y pagos.
• Conciliar registros internos con QuickBooks y plataformas de pago para prevenir discrepancias.
• Identificar y resolver inconsistencias antes de que lleguen al contador o tenedor de libros.
• Responder oportunamente a solicitudes de documentación o aclaraciones financieras.
• Participar en reuniones periódicas con el contador, el tenedor de libros y la gerencia para asegurar la alineación de los sistemas financieros.

Integridad de Datos y Responsabilidad

• Garantizar que ningún pago permanezca sin aplicarse por más de 48 horas.
• Mantener registros listos para auditoría, permitiendo rastrear y verificar cualquier transacción fácilmente.
• Actuar como la primera línea de control para la precisión de la facturación, detectando errores antes de revisiones externas.
• Garantizar que todas las facturas, saldos y estados de pago se mantengan actualizados y alineados con los pagos reales.
• Resolver discrepancias en cuentas de clientes mediante conciliaciones oportunas.
• Gestionar comunicaciones con clientes para asegurar la recuperación rápida de saldos vencidos.
• Mantener registros completos de transacciones de cuentas por cobrar para fines de auditoría y reportes financieros.
• Colaborar con el equipo financiero para optimizar procesos de cobranza y aumentar la productividad.
• Registrar y verificar correctamente todos los pagos recibidos en las plataformas financieras correspondientes.

Key Responsibilities

Billing & Financial Control

• Maintain accurate and up-to-date client account statements across all company systems.
• Apply payments and update client financial records within 24 to 48 hours of receipt.
• Process refunds and payment adjustments, and resolve financial discrepancies.
• Monitor all client payment plans and ensure records accurately reflect their current status.
• Apply late fees to overdue accounts in accordance with firm policies.
• Ensure financial data consistency between QuickBooks and the payment platforms used by the company.
• Prepare weekly billing summaries for management review.

Account Management & Collections

• Generate weekly Accounts Receivable (A/R) aging reports and identify overdue or at-risk accounts.
• Maintain a master accounts receivable log with the current status of each client account.
• Proactively follow up on outstanding balances via phone calls, text messages, and emails.
• Contact clients directly to resolve inquiries regarding billing, outstanding payments, and payment plans.
• Manage the collection of overdue accounts in a professional, respectful, and consistent manner.
• Document all communications and collection efforts in the appropriate systems.
• Negotiate and coordinate authorized payment agreements in accordance with firm policies.
• Monitor promises to pay and follow up until each account is resolved.
• Escalate complex, sensitive, or high-risk accounts to management when appropriate.
• Inform legal and sales teams when a client's financial situation may impact the progress of their case.
• Maintain a high follow-up rate, ensuring no overdue accounts go without contact or a documented action plan.
• Identify recurring trends in late payments and propose solutions to improve accounts receivable recovery.

Cash Flow & Financial Visibility

• Maintain a rolling four-week cash flow forecast, updated weekly.
• Compare expected versus actual collections and identify discrepancies.
• Detect cash flow risks based on collection trends and customer payment behavior.
• Maintain an accurate, real-time view of collections and outstanding balances, ensuring all financial information is reliable and up to date.

Must be able to clearly report the following at any time:

• Total collected (daily, weekly, and monthly).
• Total outstanding accounts receivable and balance aging.
• Customer status: current, overdue, or at risk of default.

Prepare and present weekly internal billing and accounts receivable reports for management, including:

• Total payments received (weekly and month-to-date).
• Accounts receivable summary and balance aging.
• Status of follow-ups assigned to the Administrative Assistant.
• Maintenance of organized, audit-ready records supporting accurate financial reports.

Payroll Support

• Gather payroll-related information (hours worked, reimbursements, and bonuses) and submit it to the CEO within established deadlines.

Process Management

• Conduct periodic audits of billing and accounts receivable processes to ensure accuracy.
• Document step-by-step billing and collections procedures in the Internal Operations Manual.
• Identify inefficiencies and propose improvements to enhance process speed, clarity, and precision.
• Ensure that workflows between the Billing and Collections Specialist and the Administrative Assistant are clear, repeatable, and consistently followed.

Coordination with Accountant & Bookkeeper

• Ensure the accountant and bookkeeper have full, accurate, and timely access to all billing and payment-related information.
• Reconcile internal records with QuickBooks and payment platforms to prevent discrepancies.
• Identify and resolve inconsistencies before they reach the accountant or bookkeeper.
• Respond promptly to requests for documentation or financial clarifications.
• Participate in periodic meetings with the accountant, bookkeeper, and management to ensure financial system alignment.

Data Integrity & Accountability

• Ensure no payment remains unapplied for more than 48 hours.
• Maintain audit-ready records, allowing for easy tracking and verification of any transaction.
• Act as the first line of control for billing accuracy, detecting errors prior to external reviews.
• Ensure all invoices, balances, and payment statuses remain up-to-date and aligned with actual payments.
• Resolve client account discrepancies through timely reconciliations.
• Manage client communications to ensure the prompt recovery of overdue balances.
• Maintain comprehensive records of accounts receivable transactions for audit and financial reporting purposes.
• Collaborate with the finance team to optimize collection processes and increase productivity. Correctly record and verify all payments received on the corresponding financial platforms.

Requisitos

• Dominio fluido del inglés y español, tanto verbal como escrito.
• Excelente atención al detalle y sólidas habilidades organizativas.
• Comprensión sólida de conceptos contables, incluyendo conciliaciones, registros financieros, cuentas por cobrar y la relación entre facturación, cobros y reportes financieros.
• Mínimo un año de experiencia en facturación, cobranza o cuentas por cobrar.
• Manejo competente de Excel y programas de contabilidad.

Requirements

• Fluency in English and Spanish, both spoken and written.
• Excellent attention to detail and strong organizational skills.
• Solid understanding of accounting concepts, including reconciliations, financial records, accounts receivable, and the relationship between invoicing, collections, and financial reporting.
• At least one year of experience in invoicing, collections, or accounts receivable.
• Proficiency in Excel and accounting software.

The mission of The Immigration Force PLLC is to give each client the best odds to win their immigration case.

We believe strong legal work and a healthy team culture can coexist. We value professionalism, accountability, continuous improvement, and meaningful advocacy. Though our team works remotely, we operate collaboratively and support one another in building a practice designed for long-term growth and impact.